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協同OA系統應用價值分析

關于協同OA系統的應用價值問題,一些人認為,協同OA系統很重要,可以提升單位的管理水平和業務能力;一些人認為,協同OA系統沒有實際性的作用,花錢、花力不討好。那么應用協同OA系統的價值究竟在哪里?
值不值得企業去投入?在此我們將予以分析。 傳統的軟件廠商多提出協同OA系統如下價值,如:實現企業內各種信息資源的共享、利用和開發; 加強部門間、職員間的協同工作、提高整體工作效率; 有利于領導對整個單位各種情況的及時了解和掌控、以決策支持; 對外宣傳形象、擴大知名度; 加強與業務合作伙伴的聯系、溝通等。
以上這些提法,基本上是正確的,但概念上還是有些模糊,讓人不好捉摸。
我們認為,要分析協同OA系統的應用價值,首先得弄清楚協同OA系統的本質:它只是一個軟件系統而已,是企業管理思想、行為制度的體現和規范手段。其核心是“管理的輔助工具”。此問題不可本末倒置,不能想象著“實施了協同OA系統便可以上升一個臺階”,如果如此想法,結果往往會讓你失望。因此實施協同OA系統重在內部管理的規范和梳理。 從這個意義上講,協同OA系統的價值在于代表了企業的管理模式,使企業內部行為約束和規范在協同OA系統體系下,避免人為性管理約束、讓管理更加規范、無私、科學。
其二,要知道協同OA系統遠不是簡單的信息公告、公文交換——那是10年前的概念,是一種狹義的理解,現在的協同OA系統已經包含了更豐富的內容,幾乎涉及柔性管理的問題都是協同OA系統所要解決的問題,如數據交換、應用整合、即時通訊、視頻會議、移動辦公等。這些應用功能體現著非常實效的價值。如對于許多機構分散的單位(如一些工程建筑公司、連鎖經營企業、集團化企業等等),由于地理位置的原因,文件傳遞、公告等信息往往人送車接,效率低、費用也是非常之高。而通過架設在Internet網絡的上協同OA系統則完好地解決了這一問題,既極大節省了經營開支,同時也極大提高了內部信息通暢效率。
其三,領導需要及時掌握企業內部各方面(包括人力資源、財務、銷售等)的業務情況,在過去,往往需要財務部門、經營部門給其整理相關報表,這極大影響了領導的決策支持的效率,而且領導的決策信息需求可能往往是隨機的。而這種問題,通過協同OA系統的數據整合能力也可以完好解決,領導在協同OA系統里可以查詢各個方面的決策信息。
那么對于政府事業單位呢? 協同OA系統早應用于政府事業單位,但協同OA系統對于政府事業單位的作用往往并不如企業那么直效、明顯。這并不是協同OA系統的錯,而是在于政府事業單位的管理特點。在許多政府事業單位中,效率和成本往往不是關鍵考慮,所以協同OA系統的作用大打折扣了。如果領導沒有現代化的管理意識和思路,即使實施,也往往終成了擺設。 但是協同OA系統對于政府事業單位的作用其實也是顯著的,它的作用往往體現在內部信息公開、公文流轉、行政審批、文件交流共享等方面,能夠極大方便內部的管理和信息處理。
而從宏觀方面來講,信息化建設也改變我國政府現行運行機制、管理方法的重要技術保障,協同OA系統對于促進治國理政能力、促進和諧社會建設、帶動信息技術自主創新、引導企業信息化投資、促進第三方信息服務業發展等方面發揮關鍵作用。
本文章由 OA辦公系統,OA辦公軟件提供。

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